Article 1: Généralité

Les conditions de vente décrites ci-après visent à définir les relations contractuelles entre le vendeur – GP  Travel – et l’acheteur – le Client (personne physique ou morale) – pour toutes les prestations de services conclues entre eux. Ces conditions de vente sont aussi applicables à tout achat en ligne. La confirmation d’achat des prestations chez GP Travel par le Client implique que celui-ci a lu, compris et approuvé volontairement les termes des présentes conditions de vente.

Article 2: Prestations

En tenant compte des besoins spécifiques du Client, GP Travel s’engage à assurer en faveur du client toutes les prestations inscrites expressément dans le programme préétabli et accepté par le Client.

GP Travel peut, à la demande du Client, organiser une lettre d’invitation pour le visa à l’arrivée. Cependant, GP Travel ne peut être tenu responsable au cas où la demande de visa n’est pas acceptée par les autorités locales pour une quelconque raison. 

Article 3: Tarifs et durée de validité des tarifs

Les tarifs proposés sont valables uniquement pendant la durée précisée par GP Travel sur le devis, sur la facture ou sur tout autre document distribué au client.

Ces tarifs ne peuvent faire l’objet d’un réajustement que dans les cas exceptionnels de force majeur comme par exemple: une hausse de la TVA, une augmentation importante du prix des transports, d’augmentation de taux de change des devises contre la monnaie locale, etc… qui rendent impossible pour GP Travel de proposer ses programmes aux tarifs initiaux. Si tel est le cas, une demande de réajustement motivée sera adressée par GP Travel au client qui pourra soit l’accepter, soit la refuser. En cas de refus par le client, GP Travel se réserve le droit d’annuler le programme, à charge pour lui de rembourser au client l’acompte qu’il avait versé, déduction faite des frais bancaires.

Article 4: Commande et versement des acomptes

Si le Client souhaite réserver un voyage, il doit confirmer son accord à l’agent en charge de son dossier, en précisant la proposition de programme de voyage qui lui convient. Il sera invité à remplir une fiche de réservation et à la retourner à GP Travel. Dès lors que la réservation est effectuée, le Client devra payer un acompte de 20% du montant total. Une fois toutes les réservations faites, le programme de voyage définitif sera envoyé au client. GP Travel se réserve le droit de proposer des solutions de remplacement équivalentes en cas d’indisponibilité d’une ou de plusieurs prestations prévues (hébergement, vols domestiques, train…).

Sauf accord préalable avec GP Travel, tout défaut de paiement de l’acompte dans les 10 jours suivant la réception du programme définitif par le client pourra entraîner l’annulation de toutes les prestations réservées. La commande sera alors considérée comme annulée par le client et les dispositions mentionnées à l’alinéa 6.2.a. seront applicables.

Article 5: Paiement

5.1. Acompte et Solde
Le paiement de l’acompte sera réalisé dès la confirmation de la réservation.
 
Le solde doit être payé avant le départ du circuit, sauf accord préalable, faute de quoi GP Travel serait en droit de résilier le contrat sans que l'acheteur puisse prétendre au remboursement de son acompte ni à une quelconque indemnité. Dans ce cas, l'annulation sera considérée comme à l'initiative de l'acheteur et les dispositions mentionnées à l’alinéa 6.2.a. seront applicables.

Les prestations réservées dans la semaine précédant la date de départ devront être payées dans leur totalité au moment de leur réservation.

5.2. Modes de paiement

5.2.a. Virement bancaire 

Tous les frais bancaires de la banque du Client et de celle de GP Travel seront à la charge du client. Les coordonnées bancaires de GP Travel seront communiquées au Client lors de la conclusion du contrat de prestation de services.

5.2.b. Lettre de procuration

Si vous souhaitez un paiement par lettre de procuration sur votre carte bancaire, GP Travel vous enverra un formulaire de paiement. Il vous faudra le remplir, le signer et en envoyer une copie, ainsi qu’une photo de chacune des faces de votre carte bancaire, à GP Travel. Dans ce cas, les frais pris par la banque sont de 3% et doivent être ajoutés au montant total de votre paiement.

5.2.c. Carte bancaire

Le Client a la possibilité d’effectuer son paiement par carte bancaire via un terminal de paiement électronique, au bureau de GP Travel à Hanoi. Dans ce cas, les frais pris par la banque sont de 3% et doivent être ajoutés au montant total de votre paiement.

5.2.d. Espèces

Le Client a la possibilité d’effectuer son paiement en espèces au bureau de GP Travel à Hanoi. GP Travel accepte les paiements en Euros, en Dollars américains et en Dongs vietnamiens. Le taux de change en vigueur sera celui du site www.xe.com au jour du paiement. Les paiements en espèces ne sont soumis à aucun frais.

Article 6: Modification ou annulation des commandes

6.1. Modifications

6.1.a. Modifications par le Client

Le Client peut demander la modification de sa commande à tout moment, moyennant le paiement à GP Travel des frais éventuellement engendrés par sa modification. GP Travel est tenu de répondre à ce type de demande avec la plus grande diligence, dans la limite de la disponibilité des prestations requises.

Le report de date d’arrivée est considéré comme une modification.

Dans le cas d’une réduction du nombre de participants, une réévaluation des tarifs pour les participants restants sera faîte, et en principe, le prix par personne augmentera. Pour chaque personne qui annule son voyage, les modalités sont les suivantes:

  • à 30 jours ou plus du départ du circuit : l’acompte sera remboursé, déduction faite des frais bancaires.
  • de 29 à 10 jours du départ du circuit : une pénalité de 10% du prix total du voyage sera appliquée. 
  • de 9 à 3 jours du départ du circuit : une pénalité de 15% du prix total du voyage sera appliquée.
  • dans les 2 jours précédant le départ du circuit : la totalité du prix devra être payée.
6.1.b. Modifications par GP Travel

GP Travel se réserve le droit de modifier les prestations inscrites dans le programme de voyage définitif dans les cas suivants:

  • La modification est justifiée suite à un événement de Force Majeure. Dans ce cas, la modification peut entraîner un supplément à la charge du client ou une remise à la charge de GP Travel.
  • La modification s’avère indispensable pour assurer la sécurité du client et/ou la qualité du voyage. Dans ces cas, les surcoûts éventuellement engendrés sont à la charge de GP Travel.
6.2  Annulation des commandes

6.2.a. Annulation par le Client

Si, quelle qu’en soit la raison, le Client décide d’annuler la totalité de sa commande, les indemnités suivantes s’appliquent:

  • 10% du prix total du voyage si votre annulation parvient à GP Travel dans les 30 jours ou plus avant le début du voyage. 
  • 15% du prix total du voyage si votre annulation parvient à GP Travel dans les 16 à 29 jours avant le début du voyage. 
  • 20% du prix total du voyage si votre annulation parvient à GP Travel dans les 3 à 15 jours avant le début du voyage. 
  • 100% du prix total du voyage si votre annulation parvient à GP Travel dans les 2 jours ou moins avant le début du voyage. 
En cas d’un report de date de départ, le programme original est considéré comme annulé. Les indemnités réclamées par GP Travel seront de 20% du prix total du voyage, quel que soit le délai d’annulation.

Si l’annulation est effectuée préalablement au paiement de l’acompte, une facture est envoyée au client qui est tenu de payer les indemnités selon les conditions susmentionnées, et également indiquées sur le devis accepté par le client.

Si l’annulation est effectuée ultérieurement au paiement de l’acompte, GP Travel prélève le montant des indemnités sur l’acompte versé par le Client. Elle rembourse au Client la somme restante, si applicable, par virement bancaire ; le client devant prendre en charge tous les frais bancaires.

6.2.b. Annulation par GP Travel

GP Travel se réserve le droit d’annuler le voyage, tout ou en partie, lorsque se produisent des événements relevant d’un cas de Force Majeure. Il s’agit d’événements imprévisibles, inévitables et irrésistibles qui rendent le voyage impossible ou dangereux pour le client, tels que : une guerre ou menace de guerre, des émeutes, une catastrophe naturelle ou nucléaire, un blocus de port, des pillages, incendies et toute activité terroriste, une intempérie, une épidémie, une mise en quarantaine ou tout évènement similaire.

Dans tous ces cas d’annulation, GP Travel s’efforcera de rembourser le Client, déduction faite (si applicable) des coûts supplémentaires engendrés par cette nouvelle situation, des frais d’annulation appliqués par les hôtels, compagnies aériennes ou tout autre prestataire de services, et enfin, des frais bancaires. Le Client ne pourra en aucun cas prétendre à une indemnité.

Article 7: Obligation du Client / Assurance

Avant d’entreprendre son voyage, il est de la responsabilité du client de s’assurer qu’il répond aux demandes requises en termes de:

  • Passeport (Validité minimum de 6 mois après le retour, au moins deux pages vierges, enfants, etc.)
  • Condition physique, vaccinations, traitements préventifs
  • Visa (si nécessaire)
GP Travel peut, sur demande, assister le client dans les démarches d’obtention de son visa, en faisant la demande d’une lettre d’invitation auprès des autorités locales.

Toute personne qui participe à un voyage organisé par GP Travel doit souscrire à une assurance pour voyage international couvrant au minimum les frais médicaux et de rapatriement. Cette assurance est en principe proposée par les agences de voyage lors de l’achat du billet d’avion international. Les coordonnées de l’assureur et le numéro de police d’assurance du client doivent impérativement être communiqués à GP Travel avant le départ du circuit.

Durant le déroulement du voyage, le voyageur doit respecter les règles annoncées par le guide ou par tout autre agent de GP Travel. Il s’agit de règles visant à assurer la sécurité du client et la qualité du programme de voyage.

GP Travel s’engage à fournir sur place toute l’assistance requise et utile en faveur du client dans le cas où surviendrait un incident couvert par l’assurance, et notamment à assister le client dans l’accomplissement des formalités administratives auprès des autorités locales et de l’assureur.

Article 8: Limitation et exonération de responsabilités

GP Travel s’engage à fournir au client toutes les prestations convenues avec ce dernier et inscrites dans le programme de voyage.

Le client reste responsable de tous ses actes : toute activité de celui-ci qui ne s’inscrit pas dans le cadre du programme de voyage ou toute violation du droit du pays d’accueil ne sont pas de la responsabilité de GP  Travel. Toute annulation du programme de voyage du fait de démêlés avec la justice privera le client de tout droit à un remboursement de la part de GP Travel.

GP Travel est responsable devant le client en tant qu’intermédiaire entre ce dernier et les différents prestataires de services (compagnies aériennes, hôtels, transporteurs, restaurants, bateaux, etc.) et doit à ce titre s’assurer d’une certaine qualité de services, mais GP Travel ne saurait être confondu avec ces divers prestataires, qui, en tout état de cause, conservent leur propre responsabilité.

GP Travel n’est responsable ni des retards ou empêchements dus aux transports aériens et terrestres ni des changements du programme sans accord préalable de notre agence. GP Travel fera tout son possible pour trouver une solution de remplacement en proposant une solution de valeur similaire.

GP Travel ne peut en aucun cas avoir sa responsabilité engagée pour un événement qui relèverait d’un cas de Force Majeure, des dommages commis par ses passagers ni des frais entraînés par un accident, une catastrophe naturelle ou un problème de nature politique. Les passagers doivent être couverts par une assurance de voyage individuelle.

Article 9: Prestations non utilisées

GP Travel ne rembourse pas les prestations inscrites au programme mais non utilisées par le client. Néanmoins, si le voyage est interrompu au cours de son déroulement pour des raisons liées à la santé du client, GP Travel s’engage à faire de son mieux afin d’obtenir des prestataires de services un remboursement partiel voire total des services annulés.

Article 10: Plaintes et règlement des litiges

Toute plainte relative à la réalisation de l’une des prestations inscrites au programme doit être adressée, par écrit, à GP Travel, dans un délai maximum de 20 jours à compter de la fin du voyage.

Toutefois, la plupart des problèmes peuvent être rapidement réglés si GP Travel en a connaissance. Tout litige entre le client et GP Travel doit être réglé en priorité sur place, par voie de négociation à l’amiable.

Dans le cas où GP Travel déciderait de verser des indemnités compensatoires à un client, celles-ci ne pourraient en aucun cas dépasser le prix du voyage hors aérien facturé par GP Travel. Ce cas de figure s’applique uniquement si tout le déroulement du voyage s’est mal passé et que le client n’en a retiré aucune satisfaction.

Dans tous les autres cas, GP Travel se réserve le droit d’offrir ou non une compensation à son entière discrétion.

Si aucune solution amiable n’est trouvée entre le Client et GP Travel dans une période de 30 jours, le litige sera soumis au Centre International d’Arbitrage du Vietnam, qui tranchera ce litige, dans le cadre des règles d’arbitrage qui y sont applicables. Le lieu d’arbitrage est Hanoi et la langue d’arbitrage est l’anglais.